Senin, 21 Juni 2010

Tips Mengelola Forum Rapat Agar Efektif dan Optimal

Rapat dapat diberi pengertian; keadaan dimana terjadi pertemuan 3-10 orang dalam suatu ruangan, untuk membicarakan/ membahas tema tertentu dan tujuannya tertentu pula (bisnis). Persoalanya adalah masih banyak rapat yang dilakukan oleh beberapa kelompok masyarakat tidak fokus, bertele-tele, memakan waktu panjang, hasilnya tidak tercapai, dll. Karenanya, paparan tentang Tips Mengelola Rapat Agar Efektif dan Optimal kami hadirkan secara khusus untuk anda.


Rapat merupakan aktifitas yang nyaris tidak terhindarkan dan dibutuhkan oleh sekumpulan manusia dalam beragam organisasi, lembaga, komunitas, dll. Beragam kelompok manusia tersebut seperti;  gank mafia, asosiasi pencopet, kelompok diskusi mahasiswa, dinas pemerintah, kantor konsultan,  aktifis penggemar kitab kuning, dll ternyata membutuhkan akan aktifitas rapat.


Pernakah anda berada dalam suasana rapat yang membosankan, pembahasan tema kesana kemari, waktunya molor panjang, hasilnya tidak optimal dan lebih sial lagi penyelenggaranya menggulangnya dalam beberapa kali rapat yang lain. Agar dapat berlangsung Efektif dan Optimal maka berikut Tips tentang bagaimana Mengelola Rapat:



1.    Menetapkan tujuan dengan spesifik

Sebelum memulai rapat maka tujuan harus terumuskan secara spesifik, dan akan lebih baik ditulis. Semakin konkret tujuan rapat dirumuskan maka akan semakin menjaga agar pembahasan fokus pada tujuan rapat tersebut. Rumusan tujuan ini akan lebih baik disosialisasikan kepada peserta rapat beberapa waktu sebelumnya. Misalkan dalam undangan rapat, email kepada calon peserta rapat.
Tujuan yang jelas juga akan mempermudah anda untuk melakukan evaluasi, apakah tujuan rapat tersebut sudah tercapai, apakah perlu dilakukan rapat lanjutan, dll. Selain itu pencapaian tujuan dari masing-masing rapat yang telah anda lakukan juga bisa dievaluasi terkait kemampuan anda dalam mengolala rapat yang efektif.


2.    Menetapkan batasan-batasan rapat
Batasan waktu pelaksanaan rapat  yang jelas, kapan rapat dimulai dan akan diakhiri, sehingga  rapat akan jelas durasi waktunya. Dengan kejelasan waktu rapat maka akan memudahkan peserta rapat juga untuk mengalokasikan dan mengelola waktunya untuk kegiatan yang lain. Berusahalah untuk disiplin menggunakan waktu yang sudah dialokasikan, karena peserta rapat juga akan menghadirkan kenyamanan bersama.
Selain waktu hal lain yang perlu dibatasi dan dikelola adalah jenis informasi yang akan disampaiakan dalam rapat. Tegaskan informasi mana yang hanya akan disampaikan secara sepihak (one way communication) dan mana yang memerlukan tanggapan peserta (two way communication).


3.    Mengkondisikan Setiap Orang Siap
Hal ini perlu dilakukan kepada peserta karena peserta perlu melakukan persiapan terkait data dan informasi.  penyampaian informasi melalui dokumen rancangan rapat bisa melalui email atau lampiran undangan. Peserta juga akan belajar dan mempersiapkan informasi dan data yang perlu untuk memberi masukan dalam rapat.
Untuk rapat tertentu akan lebih baik bila menjelaskan pula tentang pembagian pembahasan; siapa berbicara apa, sehingga mereka akan mempersiapkan pula.Kesiapan peserta dan penyelenggara rapat akan Mengelola Forum Rapat Agar Efektif dan Optimal.


4.    Mengelola Isu dan Masalah
Dalam pelaksanaannya juga perlu dicermati tentang munculnya isu atau masalah lain yang muncul dalam rapat. Tegaskan hal itu perlu dibahas karena ada hubungan dengan tujuan atau akan diagendakan dalam rapat yang lain. Faktor waktu perlu dipertimbangkan pula untuk menjaga Agar sebuah rapat tetap Efektif dan Optimal.
Merespons isu, masalah atau tema baru yang muncul dengan reaktif terkadang berdapak pada semakin jauhnya rapat untuk mencapai tujuannya. Karena terkadang data dan info tidak siap menjawab hal tersebut.


5.    Menarik kesimpulan hasil
Sebuah rapat yang Efektif dan Optimal juga mensyaratkan akan bagaimana kesimpulan dari hasil rapat tersebut. Peserta perlu penegasan akan hasilnya sehingga menjadi bahan, data untuk mereka dalam pelaksanaan kegiatan terkait rapat tersebut.


Demikian tips mengelola Agar rpat Efektif dan Optimal, semoga manfaat.

Artikel Terkait


EmoticonEmoticon